Assistant administratif H/F

Descriptif de l’entreprise

L’Institut Supérieur de Management des Entreprises (ISME) dispense, depuis 2011, des formations à plus de 800 apprenants dont 90% en apprentissage et ce sur 7 villes en France (Bordeaux, La Rochelle, Le Mans, Nantes, Poitiers, Rennes et Vannes).

Ses parcours en deux, trois ou cinq ans reconnus par l’État (BTS, BACHELOR, MASTÈRE) permettent d’accéder aux métiers des ressources humaines, de l’administration, du commerce, du management, de la communication, du marketing, du digital, de la gestion et des finances.

Forte de son appartenance au groupe Emineo Éducation, la structure fonde son approche pédagogique sur l’accompagnement et l’individualisation des parcours afin de créer une véritable dynamique de réussite.

Afin de renforcer son équipe, l’école ISME-Rennes recherche un assistant administratif (H/F).

Descriptif du poste

Accueil et administratif

· Accueil téléphonique et physique des visiteurs et des apprenants

· Gestion du courrier, de la téléphonie, du suivi du parc automobile

· Mise à jour des affichages obligatoires

· Demande de création des adresses de messagerie

· Gestion de diverses tâches administratives

Suivi des contrats initiaux et en alternance

· Suivi des inscriptions : gestion des contrats des étudiants en formation initiale (contrats d’études, CVEC…) et en alternance (relation avec le CFA partenaire, facturation aux employeurs)

· Mise à jour des dossiers étudiants et entreprises

· Relances pour obtenir les documents manquants auprès du service admissions et des entreprises

· Contrôle et saisie des dossiers en formation initiale et en alternance sur les logiciels internes

· Gestion des ruptures de contrats

· Tableaux de bord mensuels des effectifs des apprenants

· Contrôle de la conformité et enregistrement du dossier de financement

· Enregistrement des accords de prise en charge

· Relations avec les organismes financeurs (Pole Emploi, OPC)

· Gestion et suivi des remboursements

Suivi des dossiers étudiants

· Distribution des cartes d’étudiant

· Suivi des feuilles d’émargement

· Édition des attestations d’entrée et fin de formation

· Participation à divers projets relatifs aux étudiants

Moyens généraux

· Gérer les achats du campus (fournitures…) et le suivi des contrats

· Contrôler et valider les devis des prestataires (formateurs et prestations)

· Contrôler les factures d’achats avant envoi à la comptabilité

· Contrôler les notes de frais

· Établir les demandes d’enseignement auprès du rectorat

· Interlocuteur en cas de dysfonctionnement et recherche de solutions

Événementiel

· Participation à l’organisation des journées portes ouvertes, salons, journées d’intégration

Profil recherché
Vous êtes fait(e) pour ce poste si vous possédez :

• Une formation initiale de niveau Bac +2 minimum
• Une première expérience réussie dans le domaine accueil / administratif
• Le sens du contact et de la communication
• Une aisance relationnelle et de l'empathie
• De la réactivité et de l'adaptabilité

Type d'emploi : CDI

Rémunération : 24 000,00€ à 25 000,00€ par an

Formation:

• Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)

Lieu du poste : En présentiel