Fonctions :
- Organise et coordonne pour un supérieur hiérarchique, la transmission et la rédaction des informations du service. Frappe, saisit et présente des notes et des documents généralement à caractère confidentiel. Traite, exploite, suit une partie des informations du service (correspondance courante, affaires spécifiques). Transcrit, présente, organise, classe et exploite l'ensemble ou une partie des informations techniques d'un domaine spécialisé en utilisant les techniques bureautiques.
- Prendre en charge les contacts téléphoniques et les visiteurs et stagiaires sur le centre de formation.
- Assure la gestion des formations du centre (prise de commande, suivi en temps réel, gestion des salles de formation, des accès des stagiaires et la répartition des calendriers des formateurs)
- Conçoit ou met en œuvre tout moyen, action, réseau de communication visant à faciliter les relations de l'entreprise avec son environnement.
- Ouverture, suivi et clôture des dossiers de formation
- Prise de contact et suivi des clients et prospects tout au long du processus de formations.
Tâches :
- Rassembler, mettre en forme (tableaux de bord, graphiques...), les différents travaux de secrétariat du service.
- Assurer à la demande du hiérarchique, la totalité du traitement d'informations particulières (frappe, mémorisation sur ordinateur, diffusion...).
- Saisir informatiquement des données et assurer la frappe et la présentation des documents, le plus souvent à l'aide du traitement de texte et de présentation (rédaction de convention, synthèse qualitative, diaporama ...).
- Etablissement des dossiers de formation
- Mise en page des supports de formation (livrets et documents stagiaires)
- Gestion de l’archivage des documents sur le serveur intranet
- Renseigner les clients sur les informations concernant le domaine d’activité et prendre les commandes éventuelles.
- Recueillir (au moyen d'entretiens, réunions, enquêtes, reportages...), vérifier et sélectionner, les informations actualisées relatives à la vie de l'entreprise, pour les diffuser à l'intérieur ou à l'extérieur.
- Assure l’impression et la reproduction des documents.
- Etudier et rechercher les informations qui conditionnent la création ou l'exécution de la commande.
- Identifier les besoins des clients ou des utilisateurs.
Capacités liées à l'emploi :
L'emploi/métier requiert d'être capable de :
- S'adapter à un rythme et à des méthodes de travail spécifiques.
- Hiérarchiser l'urgence des demandes.
- Prendre des initiatives pour faciliter le fonctionnement du service.
- Respecter la confidentialité des informations traitées ou communiquées.
- Se conformer à des opérations méthodiques et à des consignes.
- Maintenir une vigilance prolongée malgré des tâches répétitives.
- Déceler des erreurs pour les corriger.
Lieu de travail : BLAGNAC en présentiel
Durée : 35h
Type d'emploi : Temps partiel
Rémunération : 1 850,00€ par mois
Nombre d'heures : 35 par semaine
Horaires :
- Travail en journée
Lieu du poste : En présentiel