En tant qu’Assistant d’agence, vos principales missions seront les suivantes :

Administratif :

Assistanat dans la gestion du quotidien :
Accueil téléphonique et physique et transfert d’information aux intéressés;
Prises de RV ;
Envoi et réception du courrier.
Organisation des déplacements : transports, hébergements, etc. ;
Rédaction des demandes d’achats ;
Gestion et envoi des notes de frais ;
Appui à l’organisation générale de l’agence : journées cohésion, recherche locaux, échanges avec les partenaires (equadex, copysud) etc. ;
Appui administratif à la production :
Récupération d’informations auprès de eplan, mapmag ;
Impression de plan, création de dossiers à livrer etc ;
Réalisation des demandes de DT, demandes d’arrêtés etc.
Envoi aux clients des demandes de CC et ES et archivage, transmission au service commercial ;
Divers mails / rappels aux techniciens : envoi feuilles de temps en fin de mois, planification des congés etc. ;
Envoi du planning chaque mercredi.

Comptabilité/Gestion financière/Everwin :

Saisie des Feuilles de temps sur Everwin pour les techniciens terrain, vérifications d’usage (contrôle avec Océan) et transmission à chaque technicien de l’impression d’écran de la feuille de temps saisie ;
Edition d’indicateurs de productivité (hebdomadaires et mensuels) ;
Saisie des UO de facturation et de production, export des dépenses ou autre demande d’export personnalisée;
Synthèse des variables de paie mensuelles pour validation des heures supplémentaires;
Création des CEP pour nouvelles affaires ;
Saisie des commandes (clients, sous-traitants) et bon de réception dans l’ERP ;

Ressources humaines :

Lien entre l’agence et le service RH (transmission des arrêts, ou autres informations utiles) ;
Planifications des entretiens d’embauche et préparation des pochettes pour les entretiens, archivage;
Appui à l’intégration des nouveaux embauchés (ouverture de compte, commande des EPI et matériels selon le poste etc.) ;
Rédaction des demandes de formation et mise à jour de la matrice de compétence.

Gestion du parc matériel et véhicule en relai du siège :

Réception et envoi des colis avec du matériel (technique ou informatique) ou EPI ;
Gestion des aléas matériel et véhicule : locations, dépannages, modification urgente des affectations etc.
Suivi et gestion des cycles : révisions, pneus, contrôle technique, état des lieux, réparations etc.
Gestion des stocks de consommables : piquets de terre, aimants, stylets, bombes de peinture etc.
Achat de matériel d’appoint : câble, rallonge, outils etc.

Votre profil :

Savoir-faire :

Savoir-être :

Les avantages :

Type d'emploi : Temps plein

Rémunération : 1 850,00€ à 2 200,00€ par mois

Avantages :

Lieu du poste : En présentiel

Assistant d'agence H/F

Assistant(e) RH (alternance) H/F