Assistant(e) Administratif(ve)

L’Assistant(e) Administratif(ve) dans un bureau d'études a pour mission d’accompagner les équipes et la Direction dans la gestion quotidienne des tâches administratives.

Ses missions ? Liées à la gestion administrative et organisationnelle de l’entreprise, les principales responsabilités incluent la facturation, le suivi des dossiers clients, les relances, ainsi que la coordination des rendez-vous pour les relevés. Le poste intègre également la participation aux réponses aux marchés publics et la mise à jour des documents réglementaires et administratifs. Une attention particulière est portée à l’accueil téléphonique, à la gestion documentaire, et à la vérification des factures d’énergie pour les clients. Ce poste requiert rigueur, polyvalence et une capacité à gérer plusieurs priorités.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Gestion de la facturation et du suivi des paiements :

• Établir et émettre les factures clients.
• Assurer le suivi des règlements et effectuer les relances nécessaires.
• Vérifier les factures d’énergie pour les clients, en détectant d’éventuelles anomalies.
• Vérification des notes de frais.

Prise de rendez-vous et organisation :

• Planifier et coordonner les rendez-vous pour les relevés et interventions.
• Gérer les agendas et optimiser les plannings des équipes concernées à la demande de l’équipe de production.

Accueil téléphonique et relations clients :

• Assurer l’accueil téléphonique avec professionnalisme et orienter les appels.
• Répondre aux demandes d’informations des clients et partenaires.

Participation aux réponses aux marchés publics :

• Assister à la préparation et à la rédaction des dossiers de réponse aux appels d’offres.
• Suivre les échéances et s’assurer de la conformité des dossiers déposés.
• Tenir à jour la base documentaire pour les documents administratifs nécessaires aux consultations.

Gestion documentaire :

• Assurer la mise à jour des documents administratifs, tels que le document unique, le plan de formation, et tout document réglementaire ou interne.
• Organiser et archiver les documents de manière structurée.

Suivi des formations et de la conformité :

• Assurer le suivi du plan de formation des collaborateurs.
• Veiller à la mise en conformité et à l’actualisation des procédures et documents obligatoires.

Missions complémentaires :

• Apporter un soutien administratif global à l’équipe du bureau d’études.
• Participer à l’amélioration des processus administratifs.
• Préparer et diffuser des comptes rendus de réunions, si nécessaire.

VARIABILITÉ DES ACTIVITÉS

Le poste d'Assistant(e) Administratif(ve) au sein d’un bureau d’études se caractérise par une grande diversité d’activités, offrant une richesse et une dynamique dans les missions quotidiennes. Les tâches couvrent des domaines variés :

Administratif et gestion documentaire : rédaction, mise à jour et archivage de documents réglementaires, suivi des plans de formation, et gestion du document unique.

Comptabilité et facturation : établissement et suivi des factures clients, gestion des relances, et vérification des factures d’énergie.

Organisation et coordination : planification des rendez-vous pour les relevés, optimisation des agendas, et assistance à la gestion des plannings.

Support aux marchés publics : participation à la rédaction et au montage des dossiers de réponse aux appels d’offres.

Relationnel : accueil téléphonique, gestion des demandes clients et partenaires, et collaboration avec les équipes internes.

PROFIL

Diplômes requis

• BAC GENERAL OU BAC PROFESSIONNEL GESTION-ADMINISTRATION : Formation générale ou spécialisée dans la gestion administrative, la communication et la bureautique.
• Une grande motivation, une parfaite maîtrise de l’orthographe, et un excellent sens du relationnel peuvent compenser l'absence de qualification formelle.
• Les candidats autodidactes, avec une expérience pertinente ou un forte capacité d’apprentissage, seront également considérés, notamment s’ils démontrent des compétences en organisation, en gestion de priorités, et une aisance dans l’utilisation des outils bureautiques.

Durée d’expérience

Débutant accepté.

COMPÉTENCES REQUISES

Compétences techniques :

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, etc.) et des logiciels de gestion administrative.
• Connaissance des bases de la facturation et des règles comptables.
• Capacité à rédiger des documents administratifs et commerciaux avec précision.
• Connaissance des procédures liées aux marchés publics (un atout).

Compétences organisationnelles et relationnelles :

• Rigueur et sens de l’organisation.
• Capacité à gérer les priorités et à respecter les délais.
• Excellent relationnel et sens du service client.
• Discrétion et respect de la confidentialité des informations.

Aptitudes professionnelles

• Rigueur et minutie sont indispensables à ce professionnel qui doit rendre des résultats fiables.
• Excellentes qualités relationnelles et de communication pour assurer une bonne gestion de la relation client
• Autonome dans ses tâches, il est néanmoins à l’aise dans le travail d’équipe.
• Qualités d’écoute pour comprendre les besoins des clients et de la Direction.
• Qualités d’organisation afin de définir les priorités d’action dans des tâches variées.

REMUNERATION ET AVANTAGES

• Rémunération comprise entre 22 et 30 k€ brut en fonction du profil et de l’expérience sur une base de 35h semaine - possibilité d'aller au delà si profil experimenté.
• Prime trimestrielle sur résultat.
• Travail à temps partiel possible (modulable pour disposer des mercredis ou autre à voir en entretien).
• Mutuelle et Prévoyance prise en charge à 50% par l’entreprise.
• Télétravail accepté après une durée minimum en présentiel.
• Évolution possible vers le poste d’Assistante de Direction.

Type d'emploi : Temps plein, Temps partiel, CDD
Durée du contrat : 18 mois

Rémunération : 1 750,00€ à 2 500,00€ par mois

Avantages :

• Flextime
• Travail à domicile occasionnel

Capacité à faire le trajet ou à déménager:

• 27380 Radepont: Faire le trajet sans problème ou prévoir un déménagement avant de prendre son poste (Optionnel)

Formation:

• Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)

Expérience:

• Expérience administrative: 1 an (Optionnel)

Permis/certification:

• Permis B (Requis)

Lieu du poste : Télétravail hybride (27380 Radepont)