Présentation de la Collectivité:
Collectivité éco-responsable, attractive et conviviale, reconnue pour la qualité de son cadre de vie et sa richesse faite de diversité et de mixité, Suresnes rayonne par son dynamisme et ses projets, porteurs d’innovations à la fois sociales, solidaires et technologiques. Suresnes est au cœur d’un pôle économique majeur de l’Ile-de-France d’environ 600 000 habitants, le Territoire Paris Ouest La Défense, créé au 1er janvier 2016. Comptant aujourd’hui près de 50 000 habitants, près de 1000 agents s’attachent quotidiennement à offrir un service public performant et de qualité à l’ensemble des Suresnois.
Pourquoi Suresnes ?
Vous avez l’opportunité de rejoindre une collectivité pionnière qui porte haut et fort la question du bien-être au travail, de l’égalité professionnelle femmes-hommes, du handicap et du dialogue social.
Votre rôle :
Vous intégrez le service sécurité sureté prévention des risques.
Participez à l‘optimisation de l’activité en prenant en charge au quotidien des tâches d’ordre comptable et de secrétariat et en assurant une bonne diffusion de l’information.
Vos missions :
Gestion administrative des demandes d’interventions :
- Saisie des devis validés et rapprochement des documents dans le logiciel métier As-Tech (devis, bons de commande, factures).
- Transmission des demandes d’interventions aux techniciens et édition des fiches suiveuses.
- Référent(e) du logiciel métier As-Tech pour le service.
- Contact avec les prestataires externes pour divers dépannages.
- Suivi des contrats d’entretien (dératisation, désinfection, désinsectisation).
- Planification des visites périodiques obligatoires (électricité, gaz, SSI…).
Secrétariat et assistance administrative :
- Réception, filtrage et orientation des appels téléphoniques.
- Transmission de messages et informations de premier niveau.
- Gestion de l’agenda du chef de service et organisation de réunions.
- Accueil du public et des personnes ayant rendez-vous.
- Réception, tri, enregistrement et distribution du courrier ; réponses à certains courriers administratifs.
- Rédaction, mise en forme et frappe de courriers, rapports et comptes rendus.
- Classement, enregistrement et suivi de documents (devis, factures, contrats).
- Suivi administratif de certaines facturations.
Dossiers spécifiques :
- Planification et suivi des commissions communales de sécurité, transmission des procès-verbaux.
- Suivi des visites périodiques obligatoires réglementaires.
- Gestion des dossiers d’aménagement des établissements de 5ᵉ catégorie.
- Mise à jour et diffusion du Plan Communal de Sauvegarde et de l’Équipe Communale de Secours.
- ️ Des équipements performants : pour travailler dans les meilleures conditions possibles, que ce soit au bureau ou à distance.
Le télétravail : nous proposons une organisation du travail hybride, adaptée à vos besoins et à nos missions.
Une flexibilité du temps de travail : parce que nous savons que la vie ne s’arrête pas aux portes du bureau, nous encourageons une gestion souple du temps de travail.
Une participation à la mutuelle et à la prévoyance : pour prendre soin de votre santé et de celle de vos proches.
Des activités sportives et culturelles sur le temps de travail : un temps dédié à votre bien-être physique et mental.
L'accueil des animaux au bureau : vos animaux de compagnie sont les bienvenus, dans le respect du cadre de travail collectif.
Les avantages du COS / CNAS : vous accédez à de nombreuses prestations sociales, culturelles et de loisirs (billetterie, voyages, aides diverses…).
Poste à pourvoir rapidement.
Sauf mention de contrat à durée déterminée (CDD), cet emploi est ouvert en priorité, aux agents titulaires de la fonction publique par voie de mutation, de détachement ou inscrits sur liste d'aptitude ainsi qu’aux agents contractuels (décret n°88-145 du 15 février 1988 pris pour l'application de l'article 136 de la loi du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale et relatif aux agents contractuels de la fonction publique territoriale).
CV et lettre de motivation à adresser à l'attention de Monsieur le Maire.
Formation ou expérience en secrétariat/assistance administrative.Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
Connaissance du logiciel métier As-Tech (un atout).
Rigueur, sens de l’organisation et capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle.
Qualités relationnelles, réactivité et sens du service.