Descriptif et missions
Organiser et venir en appui auprès de la Direction Générale :
- Gestion de la boîte électronique de la direction générale et plus particulièrement des DGA.
- Gestion de l’agenda de la direction générale et plus particulièrement des DGA ; organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités des cadres,
- Organiser les déplacements des cadres de la direction générale et plus particulièrement des DGA,
- Rappeler les informations importantes et transmettre des messages,
- Être en relation régulière avec les assistantes des Directeurs pour maximiser la fluidification des informations.
- Accueil physique et téléphonique, renseigner les interlocuteurs et relayer leurs demandes vers l’interlocuteur compétent,
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques,
- Préparation des fonds de dossiers pour la direction générale et plus particulièrement les DGA (conseils municipaux, instances de dialogue social, rendez-vous planifiés …).
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers pour la direction générale et plus particulièrement les DGA,
- Relecture des parapheurs et signaler les anomalies au service émetteur avant de les faire valider à la direction générale et plus particulièrement les DGA,
- Gestion des demandes des directeurs/chefs de services,
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers,
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers,
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers,
- Relecture des délibérations, rapports et annexes pour les commissions et les conseils municipaux et proposer d’éventuelles modifications. Préparer les dossiers pour les DGA.
- Suivre l’avancée des projets portés par les DGA ; relancer le cas échéant les personnes impliquées dans les projets.
- Suivre le circuit des actes administratifs (version papier ou dématérialisée) relevant du périmètre de la direction générale et plus particulièrement des DGA.
- Gérer les réservations des salles de réunions,
- Relever les documents de l’EPT,
Missions ponctuelles pour le Secrétariat Général :
- Assurer la signature mécanisée des actes administratifs,
- Veiller au circuit des parapheurs et à sécuriser les documents confidentiels relevant des DGA,
- Faire circuler les informations par différents canaux,
- Toute activité nécessaire pour assurer la continuité de service.
Profil recherché
Compétences :
Connaissances requises (savoirs) :
- Organisation d’une Collectivité,
- Connaître les grands enjeux des Collectivités,
- Maîtriser la notion de service public,
- Connaître le fonctionnement et les rôles de chaque agent dans une collectivité,
Connaissances techniques requises (savoir-faire) :
- Procédures d'attribution et arbitrage budgétaire
- Procédures administratives
- Procédures de contrôle des actes
- Techniques de planification
- Techniques d'élaboration de tableaux de bord et bilans d'activité
- Outils d'aide à la décision
- Techniques rédactionnelles de rapport et de notes de synthèse
Compétences relationnelles (savoir-être) :
- Très grande disponibilité vis-à-vis des directeurs généraux
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Relative autonomie dans l'organisation du travail
- Sens du travail en équipe
- Capacité d'adaptation face aux divers interlocuteurs
- Capacité d'anticipation avec gestion des urgences
Diplôme(s): Niveau 3 ou 4 ou expérience équivalente.
- Temps de travail hebdomadaire : Base de 37 heures hebdomadaire du lundi au vendredi