Grade : Assistante médico-administrative Quotité : 100% - horaire de journée en 7h30
Poste à pourvoir : Septembre 2025
Lieu d'intervention : Secrétaire médicale CMP - CATTP - HJ Adulte - 1425 BD LEPIC- 73100 AIX LES BAINS
Définition : Accueillir et renseigner les patients, planifier les activités (agenda des consultations, convocations, etc..). Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient.
Activités principales
1/ ACCUEIL
- :
Une continuité est assurée du lundi au vendredi de 8h30 à 12h et de 13h30 à 17h00, avec gestion des renvois téléphoniques entre secrétariats du service (secrétariats des autres structures extérieures ou intra)
ü prise de message, filtrage des appels, transfert des appels à la personne concernée
ü prise de rendez-vous avec les professionnels du service (utilisation notamment de l’agenda Cortexte Full Web ou Outlook)
- : orientation des patients, des familles, des professionnels de santé (internes à l’établissement ou extérieurs), ou partenaires extérieurs
2/ GESTION DES RDV :
- Gestion des agendas des différents professionnels
- Pour les 1ères demandes, fiche de renseignements complétée avec motif de la demande
- Présentation des 1ères demandes à la réunion hebdomadaire
- Pour les RDV patients : confirmation /annulation /report des RDV
- Organisation des rencontres/réunions avec les différents partenaires extérieurs en lien avec les professionnels de l’équipe pluridisciplinaire.
3*/ GESTION DU DOSSIER PATIENT INFORMATISE (DPI)*/ DOSSIER PATIENT PAPIER
- Vérification et enregistremement dans CORTEXTE des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance.
- Participation aux réunions cliniques : prise de notes, saisie et co-rédaction dans le DPI
- Préparation en lien avec le médecin ou professionnels de l’équipe, à la remise des documents en lien avec la consultation : certificats, attestations, bons de transport, etc...
- Saisie des courriers médicaux / observations, notes, au niveau du DPI
- Saisie des actes ponctuellement (les actes étant saisis directement par les professionnels)
- Transmission des informations aux professionnels ou partenaires concernés pour un meilleur suivi des dossiers ou situations en cours, dans le respect des règles de confidentialité
- Transmission / envoi des comptes rendus, courriers aux professionnels extérieurs
- Scan de documents complémentaires au niveau du DPI
- Tenue à jour du dossier patient informatisé et documents papiers (procédure dégradée)
- Demande des dossiers papiers au SCA (service central des archives)
- Classement, archivage du dossier papier selon la procédure du SCA
4/ ORGANISATION MEDICO-ADMINISTRATIVE
- Conception, rédaction de documents relatifs à la structure (courriers, comptes rendus, etc…)
- Participation aux réunions d’organisation de la structure ou institutionnelle.
Relations professionnelles les plus fréquentes
- Médecins du service
- Encadrement soignant, dont cadres de proximité
- Equipes pluridisciplinaires (équipes médicales, paramédicales, soignantes, …)
- Secrétaires médicales / Service central des archives
- Département d’information médicale
- Bureau des admissions
- Autres professionnels du CHS
- Partenaires extérieurs.
Savoir-faire requis
- Accueillir et orienter des patients, consultants accompagnants et professionnels.
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures,
- Elaborer, adapter, anticiper et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, et assurer la continuité en collaboration avec l’équipe pluridisciplinaire,
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité,
- Faire preuve de discrétion professionnelle, dans le respect du secret professionnel
- Maîtriser les outils bureautiques (Logiciels métiers, Word, Excel, messagerie Outlook, internet, intranet, Powerpoint)
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents, et/ou rapports, des tableaux relatifs à son domaine de compétence,
- S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
- Gérer des situations agressives et conflictuelles,
- Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau,
- Participer à des groupes de travail institutionnels
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Faire preuve de rigueur et de méthode
- Faire preuve d’empathie au regard des situations rencontrées
Diplôme et qualification requises
- Diplômes/Formations : Bac SMS ou équivalent (formation secrétariat) selon profil
- Expériences : Expérience antérieure en milieu hospitalier souhaitée
Autres conditions en lien avec les déplacements sur les structures extérieures du service
- Etre titulaire du permis de conduire et disposer d’un véhicule personnel pour les déplacements exceptionnels (en cas d’indisponibilité de véhicule de service).
Modalités
- Dossier : Une lettre de motivation et un curriculum vitae constituent le dossier de candidature
- Délais : Les candidatures doivent être adressées à la Directrice chargée des Ressources Humaines et des Affaires médicales à drh@chs-savoie.fr
- Renseignements : auprès de Mme BERNARD Camille, Coordinatrice des secrétariats médicaux, au poste 3203
Type d'emploi : Temps plein, CDI
Rémunération : 1 732,50€ à 3 270,27€ par mois
Avantages :
- RTT
Permis/certification:
- Certificat de secrétariat médical (Requis)
Lieu du poste : En présentiel
Date limite de candidature : 25/09/2025
Date de début prévue : 01/09/2025