À propos de nous
Pluridisciplinaire hors santé, l’université de Toulon propose plus d’une centaine de formations, à vocation générale ou professionnelle, dans des champs multiples. Elles permettent d’accueillir chaque année, sur 3 campus (Toulon, La Garde et Draguignan), plus de 10 500 étudiants aux profils variés dans un environnement à taille humaine mettant la priorité sur l’accompagnement, la réussite et les relations avec les acteurs socio-économiques du territoire. La politique scientifique de l’université intègre la nécessité de maintenir un adossement recherche de qualité à l’ensemble des formations. Forte de plus de 1000 collaborateurs dont 514 personnels BIATSS, l’université de Toulon est liée par un contrat d’association avec Aix-Marseille Université qui favorise son autonomie, son rayonnement et le portage de projets partagés d’intérêt commun. L’université de Toulon déploie sa stratégie de développement autour d’un axe identitaire, « Sociétés méditerranéennes et sciences de la mer », en prenant appui sur trois pôles thématiques : « Echanges et sociétés en Méditerranée », « Information, numérique et prévention », « Mer, environnement et développement durable ».
Mission
L'université de Toulon recrute un secrétaire pédagogique (F/H) de la faculté de Sciences Économiques et de Gestion (F/H) au sein de la direction administrative de site Toulon Porte d'Italie (DAS PI) - Poste temporaire, à temps complet, ouvert dans le cadre d'un CDD.
Au sein d'une équipe spécialisée de 3 personnes, et sous la responsabilité de la cheffe du pôle scolarité de la direction administrative de site, le secrétaire pédagogique est en charge de la gestion pédagogique d'un portefeuille de diplômes de formations initiale et en alternance et contribue à la mise en place et au déroulement des évènements liés à certains diplômes. Il informe et oriente les usagers dans leurs démarches. Il assure le suivi des dossiers pédagogiques des étudiants dont il a la charge, de la phase d'inscription pédagogique à la phase de validation des notes et des diplômes.
Activités principales
Assurer l'accueil physique, téléphonique, l'information et l'orientation des étudiants en formation initiale et en alternance
Être l'interface entre les étudiants et les enseignants (interactions importantes avec les responsables de diplôme et la direction de la formation professionnelle et de l’alternance de l’Université)
Diffuser les informations relatives aux cursus, formations et à la vie étudiante
Réaliser les inscriptions pédagogiques
Participer à la gestion des groupes d'étudiants dans l'application Hyperplanning
Suivre les dossiers de candidature sur e-candidat et la plateforme monmaster
Organiser les commissions pédagogiques d'accès aux formations, préparer les dossiers uniques d'admission et éditer les PV
Suivre les états de présences des étudiants et les commissions des absences
Collaborer à l'organisation des examens
Organiser les jurys de résultats et de délivrance du diplôme
Saisir les notes, éditer les PV de jurys
Afficher les résultats et éditer les relevés de note
Participer au suivi pédagogique des étudiants via la gestion des conventions de stage sur l’application Pstage, la réception des mémoires, l'organisation de soutenances, l’élaboration des contrats pédagogiques, etc.
Contribuer à organiser des évènements au bénéfice des étudiants, dans le cadre des cursus ou de partenariat européen, de la conception à la logistique en passant par l’échange avec les prestataires et fournisseurs
Contribuer à la prospection des entreprises (offres de stage, versements de taxe d’apprentissage, partenariats)
Contraintes particulières :
Pics d'activité prévisibles et réguliers ; accueil des étudiants
Informations complémentaires :
Catégorie et corps : C - Adjoint
Emploi-type REFERENS III : Adjoint-e en gestion administrative - J5X41
Structure d'affectation et localisation : DAS PI – Scolarité – Campus de Toulon
Hygiène et sécurité : Travail sur écran >4H par jour
Rémunération nette mensuelle avant prélèvement à la source pour CDD : 1523,64 €
Date de prise de fonctions souhaitée : 01/10/2025
Date de fin de contrat pour les agents contractuels : 31/08/2026 avec possibilité de renouvellement
Profil
Diplôme minimum requis pour un agent contractuel : CAP/BEP
Connaissances :
Techniques d’accueil, de gestion administrative et de secrétariat
Fonctionnement administratif universitaire
Réglementation encadrant le suivi du cursus d'un étudiant (examens, admissions, stages, dispositifs d'accompagnement)
Organisation et missions d'un Établissement Public à caractère Scientifique, Culturel et Professionnel (EPSCP)
Compétences opérationnelles :
Accueillir les populations concernées
Respecter les procédures et la réglementation applicable au domaine formation
Utiliser les logiciels bureautiques courants (pack office)
Utiliser les logiciels Apogée, Hyperplanning, Exode (domaines inscriptions pédagogiques, résultats, dossier de l’étudiant, épreuves)
Utiliser les outils de communication (intranet, internet, mail, plateforme d’apprentissage MOODLE, création d’affiches…)
Analyser, hiérarchiser et gérer les demandes d'information
Travailler en équipe
Rendre compte et communiquer avec sa hiérarchie
Avoir des compétences démontrées en relations publiques et création d’évènementiel
Compétences comportementales :
Sens de l’organisation
Réactivité
Sens relationnel
Sens du service public
Date limite de candidature : 31/07/2025