Adjoint Administratif bureau des entrées - hôpital Sud - H/F

Adjoint Administratif en poste à l’accueil et la régie TV de l’Hôpital Sud

La direction de la clientèle est en charge de la fonction accueil, facturation, recouvrement. Elle est constituée de neuf secteurs dont six bureaux des entrées et intervient sur les différents sites géographiques du CHU Grenoble-Alpes.

I. LIEU D’EXERCICE : Site Sud

II. Missions du service:

L’agent connaît les règlements particuliers de son service, notamment l’obligation de réserve et de discrétion professionnelle à observer vis-à-vis des patients, mais également à tout moment dans son métier. Il enregistre des informations sur poste informatisé ou document papier, prépare et classe les informations.

Missions du poste :

• Accueil / orientation générale des patients : Accueillir et orienter les patients, les familles et les accompagnants. Donner une excellente image de marque de l’établissement. Réceptionner les appels téléphoniques ayant pour objet de situer un patient dans l’établissement, mettre en relation le demandeur et l’unité de soins concernée, tout en observant les règles de discrétion professionnelle.

• Mandataire préposé à la régie : Assurer la collecte des paiements pour les soins externes et les loyers. Etablir des bilans financiers réguliers, en s’assurant de l’exactitude des montants encaissés. Émettre et superviser la facturation des frais liés à la mise à disposition des téléphones et des télévisions. Vérifier la conformité des factures avec les dispositions tarifaires en vigueur Gérer l’inventaire des équipements tels que les casques audios et les télécommandes, en garantissant leur disponibilité et leur bon état de fonctionnement. Organiser la distribution et la collecte des équipements, tout en maintenant un registre à jour.

Les relations fonctionnelles :

Relations hiérarchiques de l’agent des services administratifs dans ce poste :

• Relations avec l’Adjoint des cadres de secteur
• Relations avec l‘Attaché d’Administration Hospitalière

Relations professionnelles :

• Relations fonctionnelles internes :
  • Relations avec les services de soins et les services médicaux-techniques
  • Relations avec la DSI éventuellement
  • Relations avec les assistantes sociales
  • Relations avec les services de la logistique

• Relations fonctionnelles externes :
  • Relations avec les caisses d’assurance maladie
  • Relations avec les mutuelles
  • Assurances
  • Relations avec les employeurs
  • Relations avec les services de la Trésorerie Principale

III. COMPETENCES Et/ OU CAPACITES REQUISES ET/OU A DEVELOPPER

Au moment de sa prise de poste, l’agent est accompagné et formé à son nouveau poste. Il est informé :

• Des procédures d’identitovigilance.
• Des capacités organisationnelles qu’il aura à mobiliser.
• Des capacités relationnelles nécessaires au travail en équipe et auprès d’un public vulnérable.
• De la réglementation en vigueur dans les hôpitaux publics (règles de facturation / continuité des soins)

L’institution attend de l’agent administratif qu’il :

• Participe aux formations de l’institution et proposées par son encadrement dans le cadre de l’entretien annuel de formation notamment.
• Tienne compte des recommandations et consignes de son encadrement et s’informe en cas d’incertitude.
• Sache retrouver les référentiels, protocoles, mails, fichiers outils nécessaires à la bonne exécution de ses tâches.
• S’inscrive dans une démarche de progression et soit également en mesure de s’auto–évaluer.

Compétences et connaissances spécifiques :

• La qualité et le sens de l’accueil est essentielle, savoir écouter et informer.
• Pratique du logiciel d’admission des patients PASTEL et CIEME.
• Maitrise du pack office (Excel, Word…)
• Connaissance des textes relatifs aux fonctions de mandataire préposé à la régie.
• Bonne pratique de l’encaissement pour une bonne gestion en lien avec les services de la Trésorerie Principale.
• Identifier/analyser des situations exceptionnelles nécessitant d’appeler les vigiles, des professionnels médicaux ou paramédicaux, encadrement, directeur de garde…
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel, les règles de confidentialités (patient sous X, confidentiel)
• Capacité de synthèse des informations relatives aux patients et des demandes des familles.
• Connaissance de la géographie et topographie de l’établissement.
• Connaissance de la structure informatique en rapport avec celle-ci.
• Rapidité, précision et rigueur.
• La pratique de langue(s) étrangère(s) est un plus…

Savoirs-être :

• Discrétion.
• Disponibilité professionnelle et volonté de progresser.
• Compréhension empathique du patient, considération positive.
• Bonne gestion du stress et des priorités.

IV. CONDITIONS DE TRAVAIL DU POSTE

Horaires :

Amplitude horaire comprise entre 08h00 et 17h20 au maximum. Horaires susceptibles d’évoluer en fonction des besoins du service avec une amplitude maximum de 7h30 à 18h.

Travail possible les samedis de 14h00 à 17h00.

Quotité de travail : 100%

CDD de 3 mois reconductible avec possibilité de CDI

En application du principe de continuité du service public hospitalier, l’agent est susceptible d’être rappelé en cas de besoin impérieux. Le déclenchement Plan Blanc est une possibilité qui requiert de tout agent une adaptabilité à l’exercice de son métier dans un cadre exceptionnel qu’il doit cependant connaitre et maîtriser.