À propos de nous
L’EPSM Caen est le principal établissement de santé mentale du CALVADOS, et fait partie du GHT Normandie-Centre, dont le CHU Côte de Nacre est l’établissement support. La capacité de l’établissement est de 231 lits d’hospitalisation complète, 219 places en HDJ adultes et 50 places en HDJ enfants, 48 lits MAS et une unité TSA complexe, 21 places SAMSAH. L’effectif est d’environ 1300 agents dont 103 médecins.
Sa zone d’intervention couvre les 2/3 du territoire départemental. L’EPSM a en charge 52 sites regroupés en 3 pôles de psychiatrie générale, 1 pôle de pédopsychiatrie, 1 service médico-psychologique régional, des structures et équipes spécialisées non sectorisées, et 1 Direction médico-sociale
Mission
La secrétaire assistante participe et contribue au circuit du médicament, en lien avec les professionnels médicaux, paramédicaux et administratifs.
MISSIONS PRINCIPALES :
- Accueil physique et téléphonique
- Filtrage et orientation des appels et demandes téléphoniques internes et externes.
- Renseignement des interlocuteurs
- Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion, archivage et photocopies)
- Gestion des factures et des marchés de médicaments et de dispositifs médicaux
- Saisie et mise en forme de documents, rapports, courriers, comptes rendus de réunion
- Saisie et mise en forme des documents pharmaceutiques
- Gestion des envois et des réceptions de documents
- Préparation - classement et archivage des dossiers
- Gestion de la bibliothèque de la PUI
- Secrétariat de la réunion fonctionnelle hebdomadaire de la PUI :
- Participation à la réunion
- Rédaction et archivage du relevé de réunion, après validation
- Rédaction et mise à jour des fiches actions, après validation
- Gestion des plannings des pharmaciens et des étudiants (internes et externes en pharmacie)
- Gestion des fournitures de bureau
- Organisation et agencement de la bibliothèque de la pharmacie
- Suppléance lors des absences des secrétaires du Pôle PMO pour des activités ciblées et pour l’accueil secrétariat
MISSIONS SPECIFIQUES :
Gestion des factures des médicaments et dispositifs médicaux :
§ Réception quotidienne, tri et rapprochement des factures
§ Liquidation des factures
Gestion des marchés des médicaments et des dispositifs médicaux
§ Assistance des pharmaciens responsable des marchés
§ Enregistrement, suivi et gestion quotidienne des avenants
§ Enregistrement dans le logiciel de Gestion Economique et Financière informatique (GEF) des nouveaux marchés
§ Transmission des pièces justificatives au trésorier
Gestion documentaire
o Revues (abonnements, réception, archivage)
o Approvisionnement en documents papier à disposition des personnels de la PUI
o Tenue à jour du tableau d’affichage pour les personnels de la PUI
o Préparation et mise à jour des documents d’accueil des étudiants de 5ème année Hospitalo-Universitaire
o Gestion des fiches de congés des pharmaciens, des étudiants
o Gestion de la reprographie des documents de communication de la PUI (Info-Soignant, Fiche de Bon Usage, Lettre de l’Apothicaire, compte rendu, plan d’interventions.)
Secrétariat du Système Qualité de la Prise En Charge Médicamenteuse (PECM)
o Saisie et mise en forme des procédures
o Saisie et mise en forme des audits
o Suivi des fiches actions
o Suivi de la Gestion Documentaire informatique
o Suivi et mise en forme des tableaux de suivis des actions d’amélioration
o Secrétariat du bureau PECM :
§ Envoi, aux membres, de l’ordre du jour, après validation
§ Participation à la réunion
§ Rédaction et transmission du compte rendu, après validation
Etablissement du bilan annuel de la PUI
En cas de besoin
- Participation aux missions de l’ensemble des secrétariats du pôle PMO
Profil
Diplôme requis : niveau bac minimum et expérience en secrétariat requise
Connaissances souhaitables :
La législation sur le secret professionnel, la communication des informations et des données du Dossier Patient Informatisé
Connaissance de réglementation sur l’identitovigilance
Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
Maitrise de l’expression écrite et orale
QUALITES ATTENDUES
Respecter la confidentialité et la discrétion professionnelle
- Collaborer en équipe
- S’exprimer avec professionnalisme
- Etre organisé et faire preuve de rigueur dans son travail
- Ecouter, être disponibilité et savoir différer
- Prendre des initiatives et se fixer des priorités
- Gérer les situations de stress, faire preuve de réactivité
