agent de gestion administrative - Pharmacie - Pole BSM - H/F

Détails de l’offre

POSTE PROPOSÉ

agent de gestion administrative - Pharmacie - Pole BSM - H/F

CONTRAT

CDI

DESCRIPTIF

Descriptif du poste :

Le CH Charles Perrens recrute dès que possible un/e agent de gestion administrative en CDI à temps plein pour sa pharmacie relevant du Pôle BSM
Mission générale du poste :
L'agent d'administration assure la gestion des dossiers papiers et informatiques dans son domaine d'activité, pour faciliter le fonctionnement de son service et contribuer à l'atteinte des objectifs institutionnels.
Activités principales :
Renseigner les documents et suivre l'activité du service Pharmacie :

• Mise à jour des tableaux de bord du suivi spécifique (Dotations en produits de santé des unités de soins, PASS, les emprunts, la rétrocession, les gaz médicaux)
• Préparation des documents de travail divers (extractions pour les projets, pour les Commissions formations)
• Communication de données statistiques en vue du rapport d'activité de la Pharmacie

Traiter les aspects administratifs et financiers via le logiciel DEMATIC ou HEXAGONE :

• Suivi des rétrocessions
• Suivi des gaz médicaux
• Suivi des répartiteurs d'officine (OCP)

Suivi des marchés hospitaliers des Produits de santé :

• Rechercher les marchés existants dans eEpicure et dans UNIHA
• Rechercher les pièces de marché nécessaires au service financier en vu du mandat
• Compléter les classeurs des diverses procédures

Archiver les documents en lien avec la réglementation :

• Factures
• Ordonnances PASS
• Addictologie
• Stupéfiants
• Gestetic
• Emprunt
• Conciliations

Assurer les fonctions de secrétariat du service :

• Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques
• Accueil physique des intervenants, stagiaires et agents
• Prise de rendez-vous agendas
• Rédaction des courriers internes et externes
• Traitements et mises en forme des documents, rapports, courriers, fiches-procédures
• Gestion de la papeterie (LYRICO)

Gérer les aspects logistiques :

• Réservation des salles et matériels pour les Commissions et les formations en lien avec le service Pharmacie

Profil recherché :

Diplôme et/ou qualification :
Emploi de catégorie C de la FPH adjoint administratif
Connaissances :

• Environnement Windows et outils bureautiques (Word, Excel, Open Office)
• Connaissance du logiciel DEMATIC,HEXAGONE, UNIHA (dont HERMES), ePICURE,PYTHEAS
• Organisation et fonctionnement interne de l'établissement et les différents rôles des acteurs
• Communication orale et écrite

Savoir être :

• Professionnalisme
• Ecoute, discrétion
• Réactivité
• Esprit d'équipe et de partage des informations avec ses collègues et la hiérarchie
• Esprit d'initiative et de créativité
• Sens de l'accueil et disponibilité
• Respect de l'organisation mise en place
• Organisation et méthodologie
• Rigueur

Savoir faire :

• Rendre compte de son activité et de celle du service à divers responsables hiérarchiques et fonctionnels
• S'exprimer aisément d'interlocuteurs divers et variés
• Rédiger et mettre en forme des documents selon les règles établies
• Classer et mettre à jour les dossiers
• Définir les priorités
• Désamorcer les situations difficiles : impatience, stress, agressivité...
• Construire et exploiter des tableaux de bords
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant la discrétion professionnelle
• Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous

Spécificités du poste :

• Poste à temps plein
• Horaires de 8h30 à 16h15
• Organisation du temps de travail selon le protocole en vigueur au sein du Centre hospitalier Charles Perrens.

PERSONNE À CONTACTER

ETABLISSEMENT

Centre hospitalier Charles Perrens
121, rue de la Béchade
33076 Bordeaux