Assistant administratif f/h - EC20825

Descriptif et missions

Située au cœur de la Provence, Avignon, première ville du département du Vaucluse avec près de 92 000 habitants, est inscrite au patrimoine mondial de l’UNESCO grâce à ses monuments emblématiques tels que le Palais des Papes et le célèbre pont d’Avignon. Bénéficiant d’une position stratégique, Avignon se trouve au carrefour de trois départements – le Vaucluse, les Bouches-du-Rhône et le Gard – et à proximité immédiate de grandes villes : à seulement 45 minutes de Nîmes, 1 heure de Marseille et 2h40 de Paris grâce à sa gare TGV. Reconnue pour son dynamisme et son cadre de vie exceptionnel, la ville s’illustre par son engagement dans des projets innovants et son soutien à la diversité des talents.
Employeur de référence dans la région, Avignon propose un environnement de travail stimulant, où culture, patrimoine et modernité se conjuguent au service de ses habitants. Rejoindre Avignon, c’est contribuer à l’épanouissement d’une ville unique, à la croisée des chemins entre histoire et avenir.

MISSIONS
Effectuer le suivi administratif, la gestion des moyens matériels et la diffusion d’informations internes au sein du pôle Exploitation urbaine et Circulation

Profil recherché

Activités :

• Assister le directeur du pôle dans la gestion des agendas et organisation matérielle des réunions
• Accueillir le public physiquement et par téléphone (usagers, concessionnaires, entreprises-)
• Assurer un suivi administratif des documents de gestion comptable et budgétaire (relances fournisseurs, suivi de facturation...)
• Assurer un suivi administratif RH (formations, entretiens professionnels, congés et absences-)

- Assister le directeur de pôle en matière de prévention des risques (suivi du document unique, plan d’actions -)

• Elaborer et mettre à jour des tableaux de suivi
• Gérer et suivre le courrier entrant et sortant dans le logiciel dédié
• Accompagner les agents du service dans la rédaction du courrier
• Gérer les fournitures de bureau
• Réceptionner, classer et soumettre pour avis au directeur les demandes de dérogation des transports de convois exceptionnels et d’arrêtés de travaux
  

COMPETENCES RECHERCHEES
Savoirs :
Organisation des services de la collectivité
Techniques rédactionnelles
Outils de planification et de suivi
Outils bureautiques et informatiques

Savoir-faire
Accueillir, renseigner et orienter
Recevoir, filtrer et transmettre les messages
Réaliser et mettre en forme des documents
Communiquer, diffuser des informations
Informer, rendre compte, solliciter des arbitrages
Rédiger des actes et documents administratifs
Utiliser un logiciel, un applicatif, l’outil bureautique

Savoir-être
Esprit d'équipe
Organisé
Sens des priorités
Rigoureux
A l’écoute

RELATIONS FONCTIONNELLES
Relations internes : Tous les services de la Mairie
Relations externes : Citoyens – Entreprises – Fournisseurs – livreurs –Partenaires Institutionnels-

CONDITIONS D’EXERCIE DU POSTE
Lieu : 14 avenue Eisenhower – 84000 AVIGNON
Horaires : au choix 35 h,37h30, 39h

Avantages liés au poste

Avantages collectifs au travail

Description de la collectivité

Attractive mais aussi constructive, innovante, attentive, plurielle, participative, moderne... depuis sept ans la métamorphose d’Avignon est à l’œuvre pour une ambition inédite et remarquable. Aujourd’hui, cette renaissance inspirante a permis à Avignon d’obtenir de nombreuses labellisations et autres récompenses... qui à leur tour participent à son dynamisme et attractivité.