Assistant de coordination événementielle (H-F)

Nous vous proposons de vivre une expérience passionnante et stimulante, en tant qu’Assistant.e de Coordination, au sein de notre Direction de la production d’événements. Aux côtés des directeurs ou responsable d’événement, vous jouerez un rôle clé dans la préparation, la coordination et le suivi de nos événements, en contribuant activement à leur réussite.

Gestion des outils métiers et suivi administratif

• Participer au paramétrage des logiciels métiers et gérer les bases de données exposants.
• Gérer les outils commerciaux (brief, mises à jour)
• Participer au suivi des projets : plannings, contenus, coordination avec les services supports
• Assurer le suivi administratif des espaces de marque et des fournisseurs référencés

Suivi commercial et gestion des partenaires

• Assister le pilotage de la performance commerciale
• Suivre les contrats et leur mise en œuvre, établir les bons de commande
• Assurer le lien opérationnel avec les partenaires et prestataires de l’événement
• Gérer les demandes et sollicitations liées aux événements rattachés

Pilotage de la billetterie exposants

• Définir les besoins billetterie avec les équipes et rédiger les cahiers des charges
• Transmettre les éléments et assurer la coordination avec les prestataires et les équipes internes
• Réaliser le recettage, traiter les demandes internes et résoudre les incidents
• Apporter un soutien opérationnel à l’équipe accueil et billetterie pendant les événements

Seconder les équipes commerciales et réaliser la gestion administrative des ventes

• Traiter et suivre les inscriptions des exposants
• Gérer la vente de prestations diverses et effectuer les relances clients
• Réaliser la mise sur plan et gérer les prestations techniques (relances, saisie, facturation)
• Participer à l’accueil exposants pendant les événements

Missions spécifiques liées à la nature de l’événement suivi

• Organiser les comités de pilotage et réunions d’experts
• Gérer les programmations et les intervenants
• Gérer les partenariats et les échanges de visibilité
• Assurer l’organisation et la coordination de projets spécifiques (afterworks, soirées,…)

L’assistant.e de coordination peut être amené.e à apporter un soutien à la Production des événements, en réalisant diverses missions essentielles à leur bon déroulement.

Conformément à notre politique RSE, BEAM s’engage dans une politique en faveur de la diversité, de l'égalité professionnelle Femme-Homme et de l'emploi des personnes en situation de handicap.

• Non cadre
• CDI
• Temps plein
• À distance 1 jour par semaine

Et si c’était vous ?

• Vous êtes titulaire d’un BTS, BUT ou licence professionnelle.
• Vous avez une première expérience dans l’événementiel, la gestion de projet ou l’assistanat commercial/administratif.
• Vous maîtrisez les outils bureautiques (Excel, Outlook, Word, Powerpoint) et êtes à l’aise avec les outils numériques.

Ce que vous retirerez de ce poste ?

• Vous contribuerez à des événements d’envergure, offrant une forte visibilité et un impact concret sur l’expérience exposants et visiteurs.
• Vous serez amené.e à travailler sur une grande variété d'événements, ce qui vous offrira la possibilité de diversifier vos compétences et d'élargir votre champ d'expertise dans le domaine de l’événementiel.
• Vous serez impliqué.e dans la préparation comme dans le déroulé des événements, avec une réelle autonomie et des responsabilités transverses.
• Vous travaillerez dans un environnement dynamique où chaque jour apporte de nouveaux défis et opportunités de croissance professionnelle.

Les avantages

• Un parcours d’intégration afin de vous accompagner au mieux dans votre prise de poste
• Possibilité de télétravailler 1 jour / semaine - Horaires flexibles
• Mutuelle prise en charge à 50%
• Prise en charge d’une partie des frais de repas (livrés directement sur nos sites)
• Congés « enfant malade » rémunérés,
• Des moments conviviaux tout au long de l’année et des invitations pour les événements que nous produisons

Le déroulement des entretiens

• Premier contact : Un échange téléphonique avec Estelle HOULES, notre Chargée RH, pour mieux comprendre votre parcours.
• Rencontre approfondie : Un entretien avec un Directeur d’événement, accompagné d’Estelle HOULES, pour discuter plus en détail du poste, de vos compétences et de vos motivations.
Dernier échange : une rencontre avec Delphine DEMADE, notre Directrice de la Production d’événements.

Vous pensez que ce job est fait pour vous ?

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• BTS/DUT/DEUST
• 1 à 3 ans d'expérience