Assistant-e communication et événementiel H/F

À propos de nous

Créé en 1948, Sciences Po Bordeaux est un établissement public de formation et de recherche en sciences humaines et sociales sélectif, pluridisciplinaire et international ; il fait partie des dix Instituts d'Études Politiques français. Associé par convention à l'université de Bordeaux, il est membre de la Conférence des Grandes Écoles et de la Convention de Coopération Territoriale de Nouvelle-Aquitaine.

Mission

Missions du service :

Le service Communication et relations extérieures supervise et gère l’ensemble de la communication externe et interne de l’établissement. Le service définit, en lien avec la direction, la stratégie et le plan de communication annuel de l’institut. Il organise, coordonne et met en œuvre l’ensemble des actions de communication.

Enjeux du poste :

Le service communication et relations extérieures pilote et organise de nombreux événements récurrents mais également ponctuels, tout au long de l’année, à destination des étudiants, du public extérieur et des personnels.

L’assistant·e communication et événementiel, placé·e sous la responsabilité de la responsable communication, travaille en étroite collaboration avec l’ensemble des services de l’établissement pour assurer l’organisation, la coordination, la mise en place et le bon déroulement des événements portés par l’institut.

Il/elle assure en particulier la préparation, la coordination et le suivi des Rencontres Sciences Po Bordeaux / Sud-Ouest, en lien avec Sud-Ouest, la librairie Mollat et d’autres partenaires.

L’assistant·e communication et événementiel travaille en lien étroit avec l’équipe communication composée de 4 personnes, sur les différents projets et la réalisation de supports de communication print et web, qu’il/elle pourra être amené·e à concevoir et coordonner.

Profil

Rencontres Sciences Po Bordeaux / Sud-Ouest

• Dans le cadre des Rencontres Sciences Po Bordeaux / Sud Ouest : garantir le lien avec les partenaires (Sud-Ouest, Mollat, Festival du film de Pessac) : suivi, coordination de l’information et organisation de réunions entre les partenaires

• Assurer le lien avec les invités : prise de contact, suivi et logistique

• Assurer la logistique et la préparation en amont des événements (commandes, demande de devis dans le cadre des marchés publics, en assurant la coordination avec les différents services internes

• Envoyer les invitations au public et les invitations à participer aux préparations à destination des étudiants

• Organiser les plannings et les sessions de préparation des étudiants pour chaque Rencontre en lien avec les parties prenantes

• Le Jour J : accueillir et orienter les partenaires, les invités et le public, s’assurer du bon déroulement de l’organisation logistique

• Etablir le bilan annuel de la saison

Communication

• Assister l’équipe communication sur les différents projets et sur la réalisation de supports de communication print et web, notamment pour les Rencontres Sciences Po Bordeaux / Sud Ouest

• Soutenir l’équipe communication dans la programmation et la logistique d’autres événements externes et internes

• Participer aux projets vidéo de l’établissement, en lien avec l’équipe ou les prestataires

• Participer à la rédaction de supports de communication interne

• Appuyer le service et être présent lors des temps forts de l’école

Savoirs

Connaissances de l’enseignement supérieur et de son environnement

Savoir-faire

• Maîtrise des techniques rédactionnelles

• Maîtrise des outils bureautiques et de mise en page

• Rédiger des procédures techniques

• Suivre un budget

• Travail en équipe

• Piloter et coordonner un projet

• Réactivité et gestion des imprévus

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe

• Adaptabilité et souplesse

Savoir-être

• Rigueur / Fiabilité

• Réactivité, capacité à gérer les urgences, capacité à gérer le stress

• Sens de l'initiative

• Forte capacité d’organisation et d’anticipation

• Curiosité intellectuelle

• Diplomatie et sens relationnel

• Sens de la confidentialité