Assistant.e administratif.ve au sein de la Direction de la Santé H/F - EC21438

Descriptif et missions

Sous la responsabilité du/de la directeur.rice de la santé, l’assistant.e administratif.ive est le/la premier.ère interlocuteur.trice des collaborateurs internes ou externes de la direction. Il/elle maîtrise le mode de fonctionnement de l’environnement territorial. Collaborateur.rice direct.e du/ de la directeur.rice et des médecins directeurs.rice, il/elle est chargé.e de les assister dans la gestion et l’organisation administrative de la direction et est en capacité de préparer, collaborer, prendre en charge des dossiers. Il/elle facilite le travail interne de la direction et le travail transversal au sein des services et de la collectivité. La diversité des questions traitées, des outils utilisés et des interlocuteurs rend ses capacités d’adaptation indispensables.

Vos missions :

Gestion administrative de la direction

• Assure l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes/externes
• Suit le courrier et veille aux échéances
• Prend en charge la réponse à certaines demandes internes/externes
• Assure le suivi administratif des dossiers en cours
• Gère l’agenda et établit des plannings de travail
• Assure la préparation, rédaction et le suivi des délibérations de la direction
• Veille au respect des règles et à la discrétion nécessaire au domaine d’activité
• Participe à la diffusion d’informations aux interlocuteurs

- Assure le classement des dossiers électronique ou papier-

Participe à l’organisation de la direction

• Veille à la diffusion au sein de la direction et auprès des chefs de service des informations transversales, générales ou spécifiques
• Transmet des instructions de travail, des informations nécessaires à la gestion et réalisation de dossier en interne et en externe
• Rappelle, informe et veille à l’application des règles et procédures internes
• Organise le suivi des réunions et établit les comptes-rendus
• Assure le suivi des présences et des absences des agent.e.s de la direction et des responsables de service
• Veille à la gestion des délais relatifs aux validations
• Assure l’organisation des tâches pour la continuité des missions lors des absences

Participe aux missions et dossiers portés par la direction

• Est le référent pour certains dossiers
• Aide à la préparation et au suivi des dossiers en lien avec le/la directeur.rice et les médecins directeurs.rices
• Assure le suivi des décisions des différentes instances
• Collabore à la construction d’outils tel que le projet de direction et les projets de service

Profil recherché

• capacité à prioriser les demandes et à gérer les situations conflictuelles,
• Outils informatiques : maîtrise des logiciels et outils bureautiques,
• Service public et travail en équipe : sens du service public et aptitude à travailler en équipe,
• Organisation et discrétion : sens de l’organisation, rigueur, méthode, et respect du secret médical.
• Vous avez également une grande capacité d'adaptation, un esprit de synthèse aiguisé et une aisance rédactionnelle, qui vous permettent de communiquer efficacement et de gérer les diverses missions qui vous seront confiées.

Avantages liés au poste

Avantages collectifs au travail

Description de la collectivité

Ville plurielle, solidaire et dynamique, située aux portes de la capitale sur un territoire en pleine mutation urbaine, desservie par la ligne 7 du métro et la ligne C du RER, Ivry-sur-Seine offre une diversité de services à ses 64 000 habitant·e·s. Incarnée par 1850 agent·e·s, son administration propose plus de 180 métiers, plaçant ainsi la compétence au cœur. Un attachement particulier est accordé aux valeurs de vivre ensemble et à un service public de proximité porteur de sens, traduit par le projet 100 % service public ivryen et son indispensable triptyque administration, élu·e·s et habitant·es. N’attendez plus, rejoignez-nous !