En tant qu’assistant/e de direction, vous serez le pilier de notre équipe administrative et RH, contribuant à la gestion efficace des activités et à la coordination des équipes, en appui à la direction générale et au service RH.
Ce rôle, polyvalent et stratégique, couvre aussi bien la planification de réunions et la gestion administrative quotidienne que le soutien logistique et organisationnel des projets RH comme ceux de la direction générale.
Sous l’autorité du directeur, l’assistant(e) de direction aura pour mission de garantir la fluidité des activités administratives, la bonne coordination entre les équipes et l’appui transversal aux ressources humaines.
Missions principales
1. Gestion administrative et financière
· Gérer l'agenda des membres du conseil d’administration, en organisant et coordonnant les réunions.
· Rédiger et gérer la correspondance officielle, les rapports et les documents administratifs.
· Assurer un suivi minutieux des engagements et suivis des dépenses et de la réalisation des budgets liés à la direction générale et au pôle RH, en collaboration avec le directeur et la responsable RH.
2. Communication et coordination
· Être le point de contact privilégié entre le directeur et les parties internes/externes.
· Assurer la fluidité de la communication entre les équipes réparties dans différentes villes.
· Organiser les déplacements nationaux et internationaux (réservations, logistique).
3. Support technique
· Garantir une anticipation et gestion optimale des outils bureautiques, informatiques et autres moyens logistiques (identification des besoins, suivi des stocks, commandes, etc.).
· Gérer efficacement les courriels et le suivi des informations administratives.
· Assurer la maintenance de premier niveau des systèmes et équipements nécessaires au travail.
4. Appui aux ressources humaines
· Apporter un soutien administratif et logistique à la RRH pour la mise en œuvre des processus RH (recrutement, intégration, formation, suivi du personnel).
· Contribuer à la préparation, à la mise à jour et au suivi des outils et documents RH.
· Participer à l’organisation des événements RH (formations, séminaires, cohésion d’équipe).
· Assister la RRH dans la consolidation des données et le reporting RH.
· Veiller au respect de la confidentialité et des politiques RH.
· Apporter son assistance dans tout projet RH en cours ou futur, en soutien organisationnel et administratif.
5. Autres responsabilités
· Venir ponctuellement en appui à la mise en œuvre des activités de collecte de fonds, notamment dans les périodes phares,
· Se conformer à la politique générale de l’ONG.
· Assurer un reporting régulier au directeur et à la RRH.
· Participer activement à l’atteinte des objectifs de l’organisation.
· Respecter le secret professionnel et la stricte confidentialité des informations pouvant être partagées par le directeur et la RRH
PROFIL DU CANDIDAT
· Formation en administration, secrétariat, gestion ou équivalent.
· Minimum 3 à 7 ans d’expérience.
· Expérience préalable réussie et confirmée sur des postes similaires (administration / assistance de direction).
· Une expérience en assistance RH serait un plus.
· Connaissance ou expérience dans le secteur associatif ou humanitaire appréciée.
· Aisance relationnelle et capacité à communiquer avec des interlocuteurs variés.
· Anglais professionnel, au minimum (rédaction, expression)
Compétences requises
· Organisation, rigueur et sens des priorités.
· Discrétion et respect de la confidentialité.
· Excellente maîtrise des outils bureautiques et informatiques (Suite Office notamment).
· Bonne capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
· Esprit d’équipe et sens du service.
· Capacité à s’adapter à des contextes variés et à travailler dans un environnement dynamique.
CONDITIONS DE TRAVAIL
Temps plein, 35 heures hebdomadaire
Possibilité de télétravail selon les besoins du poste et après période d’essai.
Déplacements ponctuels possibles pour des missions de coordination et d’organisation.
Collaboration régulière avec les équipes locales et nationales.
Type d'emploi : Temps plein, CDI
Rémunération : à partir de 30 000,00€ par an
Avantages :
- Prise en charge du transport quotidien
Formation:
- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)
Expérience:
- Assistant de direction h/f ou similaire: 3 ans (Requis)
Langue:
- Anglais (Requis)
Lieu du poste : En présentiel
