Compétences attendues :
- Maîtrise de l’outil informatique,
- Maîtrise des équipements (reproduction, standard, projection),
- Pratiquer l’accueil téléphonique correctement,
- Discrétion par rapport aux stagiaires (publication des sujets d’examens, des devoirs, concours,…),
- Discrétion au cours des traitements des dossiers, courriers et rapports divers,
- Positionnement adapté par rapport aux stagiaires,
- Connaître les stagiaires et maîtriser leurs prises en charges,
- Assurer correctement les recueils et transmissions des informations,
- Connaître et maîtriser les documents mis en place pour le suivi de la formation,
- Assiduité et ponctualité.
Missions :
- Lire les messages téléphoniques et électroniques, les traiter et transmettre,
- Maîtriser les informations concernant les formations mises en place et le suivi des dossiers (formation initiale, formation partielle, VAE, cours de préparation aux concours d’entrée…),
- Constituer les dossiers d’inscription, les distribuer et renseigner les futurs candidats,
- Enregistrement des dossiers d’inscription au concours, élaboration des listes, courriers de convocation aux épreuves et des résultats,
- Transmission des chèques et documents de prise en charge aux services financiers,
- Connaître la planification annuelle de la formation,
- Connaître l’emploi du temps,
- Relancer les intervenants par téléphone, mail ou courrier 48 heures avant la date programmée. S’assurer de leur présence.
- Dossiers de scolarité :
o Préparation et mise à jour administrative,
o Suivi et lien avec les services financiers (mise à jour, relances,…)
o Classement et photocopies des feuilles d’évaluation des compétences en stage,
- Tenue des fiches mensuelles de présence des stagiaires (en fonction des prises en charges),
- Suivi des dossiers de prises en charge avec les organismes de financement (Région, Conseil Général, FAJ, FONGECIF,…),
- Tenue et mise à jour du tableau des terrains de stage ,
- Correspondance avec les stages, les intervenants, les organismes de tutelle, et divers…,
- Courriers d’annonce de stage, conventions de stage, état de présence en stage,
- Mise à jour de l’état de présence en stage des élèves à partir de l’état prévisionnel et des appels téléphoniques des stagiaires (affichage au secrétariat)
- Gestion de l’occupation des salles : connaître les formations, accueil des intervenants, des participants, mise en place du matériel,
- Frappe et constitution du document « projet pédagogique » avant chaque rentrée scolaire,
- Frappe et photocopies de certains cours,
- Frappe et photocopies des sujets et questions pour les évaluations de modules,
- Elaboration des comptes rendus de réunions (conseil technique, réunions inter écoles…)
- Acheminement du courrier interne et externe (secrétariat de Direction, vaguemestre),
- Archives : rangement, classement et mise à jour,
- Papeterie : vérifier les stocks, prévoir et anticiper les besoins,
- Contrôle des livraisons papeterie, droguerie
- S’assurer de la fermeture des locaux à clé en fin de journée,
- Permanence et présence à l’IFAS en l’absence des formateurs.
Savoir être
Rigueur
Autonomie
Discrétion et sens du service public
Réactivité
Goût pour le travail d’équipe
Savoir-faire
Capacité à organiser son travail et prioriser les actions
Rapidité d'exécution et gestion de l'urgence
Prise d’initiative et interaction avec son responsable
Polyvalence sur les postes des autres gestionnaires
Type d'emploi : Temps partiel, CDD
Durée du contrat : 3 mois
Rémunération : 1 750,00€ à 1 800,00€ par mois
Nombre d'heures : 18 par semaine
Avantages :
- Prise en charge du transport quotidien
- RTT
Horaires :
- Du lundi au vendredi
- Travail en journée
Formation:
- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Requis)
Lieu du poste : En présentiel
Date limite de candidature : 01/07/2025
Date de début prévue : 01/07/2025
