À propos de nous
Au cœur du Nord-Ouest parisien et desservie par le RER A et le transilien, la ville de Maisons-Laffitte est située entre la forêt de Saint-Germain- en-Laye et la Seine. Plus de la moitié du territoire communal est constituée d'un parc qui préserve la tranquillité des habitations et favorise les activités de loisirs. Outre l'hippodrome, de nombreux équipements sportifs (Palais Omnisports, piscine et terrains de tennis notamment) participent à un cadre de vie où l'activité culturelle est très présente. De nombreux commerces de proximité et restaurants, situés principalement en centre-ville, associés au marché couvert et aux services, dont toutes les branches sont représentées, offrent les moyens de bien vivre au quotidien.
Mission
ACTIVITES PRINCIPALES
Responsable de l’état civil, des démarches administratives et citoyennes, il garantit l’appui technique dans ces trois domaines d’activité.
Il est officier d’état civil délégué, rédigeant, instruisant les principaux actes d’état civil.
Il assure le management de proximité de l’équipe affectée au service. A ce titre, il a la charge de l’organisation et fait le lien entre l’équipe et la Directrice du Service.
Il est le régisseur titulaire de la régie de la quête des mariages.
AUTRES ACTIVITES
1- Garantir l'appui technique en matière de démarches administratives, citoyennes et d’état civil
Garantir le respect des textes
Garantir la qualité de l'accueil des usagers
Garantir les délais de gestion des demandes des usagers
Sécuriser les documents délivrés en matière d'état civil
Veiller à l'application de la règlementation, des procédures et à l'utilisation des outils mis en place
Accompagner techniquement les agents pour la gestion des cas les plus complexes
2- Assurer le management de proximité des agents du Service
Procéder à l'évaluation annuelle des agents du service
Préparer le planning des présences
Accompagner les agents dans la professionnalisation et l'évolution de leurs postes de travail
Accompagner les agents dans la démarche d’amélioration continue
3- Organiser les activités du service
Planifier les activités : état-civil, démarches administratives et citoyennes
Définir les créneaux des rendez-vous des usagers liés aux démarches administratives
Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers en fonction des besoins
4- Assurer l'interface avec la Directrice
Rendre compte de l'activité du service
Remonter les difficultés rencontrées par les agents dans la mise en œuvre quotidienne des procédures, le traitement des dossiers et les relations avec les autres directions et services extérieurs
Proposer à La Direction toute mesure susceptible d'améliorer la qualité du service pour répondre aux objectifs
Proposer des actions en vue d'améliorer la qualité dans le cadre de la démarche d’amélioration continue
Célébration des mariages à titre exceptionnel en remplacement d’un agent de l’équipe.
Assure la gestion du cimetière en lien avec la conservatrice en l’absence de la Directrice.
Profil
SAVOIRS
Connaître et appliquer la législation en vigueur afférente aux diverses compétences du service notamment en matière :
D’état civil, (code civil, IGREC)
Citoyen (recensement militaire et élections (code électoral))
Affaires Générales : CNI, passeports,
Démarches administratives (Taxi, débits de boissons, cartes de résidents…)
Maîtriser les outils informatiques, logiciels métiers (état civil, élections, stations biométriques)
Connaître l’organisation et le fonctionnement de la collectivité
Accueillir, renseigner le public et gérer les comportements difficiles
Savoir animer une équipe. Management.
SAVOIRS-FAIRE
Capacité à rendre compte
Capacité à anticiper les besoins des usagers
Capacité à animer une équipe
Capacité à contrôler le travail de l’équipe
Capacité à faire des propositions, savoir analyser les problèmes et proposer des solutions.
Qualités d’expressions écrites et orales,
Rédiger des courriers, mettre en forme et présenter des dossiers, tri, archivage
Savoir gérer son temps,
Savoir détecter les anomalies ou dysfonctionnements et les signaler au responsable.
SAVOIRS-ETRE
Autonomie, rigueur, efficacité,
Neutralité, devoir de confidentialité
Sens aigu du service public et du travail en équipe. Respect de la hiérarchie
Avoir des qualités relationnelles et d’écoute,
Adaptabilité lors des amplitudes de travail non régulières (pic d’activités liées à la clôture des listes électorales, préparation des scrutins électoraux).
Temps de travail : 39h10 hebdomadaire
Congés : 25 jours de congés annuels + 22 RTT
Contraintes : Travail en nocturne jusque 19h (un jeudi sur deux) et permanences le samedi matin (un samedi sur deux)
Rémunération et avantages :
Statutaire Régime indemnitaire prime équivalente à un 13e mois (attribuée au terme de 6 mois de carence pour les agents non titulaires) Participation mutuelle et prévoyance Politique dynamique en matière de formation Collectivité adhérente au CNAS Amicale du personnel Participation à hauteur de 75% des frais de transports en commun Dispositif Santé Vous Bien (programme de cours sportifs gratuit durant la pause méridienne)
=> Poste ouvert au cadre d'emplois des adjoints administratif et rédacteurs par voie de mutation, de détachement ou contractuelle (CDD de 12 mois/renouvelable), à pourvoir dès que possible.
