L'U.D.A.F. de Loire-Atlantique recherche pour son siège : UN SECRÉTAIRE D’ACCUEIL (H/F)
CONTEXTE DU POSTE
Notre équipe ADGE (Administration Générale) recherche activement son.a nouvel.elle « Secrétaire Accueil Courrier GED » !
Après une phase d’accompagnement, vous serez chargé.e d’assurer l’accueil physique, la gestion du standard téléphonique avec les appels internes et externes ainsi que la distribution du courrier papier et dématérialisé. Le tout, dans le respect des obligations réglementaires, des procédures en vigueur au sein de l’association et sous la supervision de votre responsable de service.
Au quotidien, vous portez les valeurs de l’association et adoptez une posture professionnelle et bienveillante.
MISSION
Votre mission principale ?
- Vous réceptionnez et transférez les appels internes et externes du standard téléphonique (150 appels/jour en binôme)
- Vous accueillez et renseignez les visiteurs internes et externes
- Vous réceptionnez, vérifiez et signez les bons de livraisons des colis et des courriers postaux (en arrivée)
- Vous collectez, affranchissez et envoyez les colis et courriers postaux (au départ)
- Vous triez, numérisez, indexez, enregistrez et archivez les factures ainsi que tous les autres documents reçus (dans un logiciel professionnel appelé MAGIS)
Sans oublier son équipe...
- Vous communiquez quotidiennement avec votre équipe (transmission d’information, questionnement, vérification etc.)
- Vous rendez compte aussi souvent que nécessaire à votre responsable de service
PROFIL RECHERCHÉ
Votre parcours !
- Diplomé.e d’un BAC Professionnel en Secrétariat (apprécié)
- Expérimenté.e en gestion de standard multi-lignes (apprécié)
- Expérimenté.e sur une fonction d’accueil (apprécié)
- Expérimenté.e en structure sociale (apprécié)
Votre savoir-faire et vos connaissances !
- Vous maitrisez la posture professionnelle d’accueil
- Vous êtes à l’aise sur les outils informatiques (messagerie outlook, logiciels métiers)
- Vous êtes à l’aise avec un standard téléphonique multi-lignes
- Vous savez gérer des situations de litiges ou de conflits
Votre savoir-être !
- Vous êtes respectueux des obligations de discrétion et de confidentialité
- Vous êtes à l’écoute des autres et savez vous adapter à divers interlocuteurs
- Vous faites preuve d’organisation et de rigueur
- Vous appréciez la synergie d’une équipe
Avantages : Flexibilité des Horaires, Tickets restaurant, Mutuelle, CSE
Ce poste a été créé pour vous ? Ne perdez pas une minute à nous en convaincre en envoyant dès à présent votre CV et lettre de motivation à notre équipe RH !
Type d'emploi : Temps plein, CDD
Durée du contrat : 1 mois
Rémunération : 2 001,00€ à 3 036,00€ par mois
Avantages :
- Flextime
- Prise en charge du transport quotidien
Formation:
- Baccalauréat / Niveau bac (Requis)
Expérience:
- secrétaire accueil: 3 ans (Requis)
Lieu du poste : En présentiel
