À propos de nous
Le Centre Hospitalier de Béthune propose un service de consultations externes pluridisciplinaire, permettant aux patients d’accéder à une large gamme de spécialités médicales et chirurgicales. Doté d’équipements modernes et d’une équipe soignante qualifiée, il assure une prise en charge adaptée, en lien avec les services hospitaliers et les professionnels de santé de ville.
Mission
L’assistante de direction assure les missions du secrétariat de la direction des soins du Centre Hospitalier de Béthune Beuvry, sous l’autorité hiérarchique directe du directeur des soins. A ce titre, elle organise notamment le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liés à l’activité de la direction.
Activités
Assurer le secrétariat du directeur des soins ;
Assurer la gestion des agendas, organisations de réunions, prises de rendez-vous ;
Assurer la préparation des réunions et entretiens programmés à l’initiative du directeur des soins (élaboration d’un calendrier annuel, constitution de dossiers, préparation des documents) :
Reportings,
Commission de soins : rédaction de l’ordre du jour, prise de notes, rédaction du compte-rendu, organisation logistique,
Réunions cadres de santé : rédaction de l’ordre du jour, prise de notes, rédaction du compte-rendu, organisation logistique,
Assurer le suivi des stages paramédicaux et des conventions en lien avec les instituts de formation ;
Elaborer des tableaux de suivi dans le cadre de l’activité ;
Assurer la rédaction et la gestion des courriers ;
Assurer l’accueil physique de la direction ;
Assurer la gestion et le suivi des parapheurs ;
Assurer la réception, le traitement et le suivi des courriers, appels téléphoniques et des messages électroniques ;
Assurer la prise de notes, frappe et mise en forme de documents dans le respect de la charge graphique ;
Assurer la reproduction et diffusion de documents, de dossiers ;
Assurer la gestion des réservations des salles de réunions au sein du CHBB ;
Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation des réunions, etc.) ;
Participer à l’organisation de la journée d’accueil des professionnels non-médicaux ;
Participation au secrétariat de la cellule de crise ;
Assurer le remplacement du secrétariat de direction de site en cas d’absence.
Temps d travail:
100%.
Travail en 7h30 / Ouverture du secrétariat : 8h30 - 17h30 ; adaptation horaire nécessaire en fonction de l’activité du service.
Profil
Diplôme de niveau Bac à Bac+2 dans le domaine du secrétariat, de l’assistanat de direction ou de la gestion administrative
Maîtrise des outils bureautiques et techniques de secrétariat Techniques d’accueil physique et téléphonique
Bonne maîtrise de la langue française (orthographe, grammaire et vocabulaire) Capacités de synthèse et rédactionnelles
Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité