La FEDOM recrute
Un/une Office manager expérimenté (e) pour sa structure basée à Paris (15ème)
NOTRE FEDERATION
La FEDOM est une association regroupant la majorité des organisations patronales, consulaires, socio-professionnelles des onze territoires ultramarins ainsi que des entreprises actives sur ces territoires. Dotée d’un effectif de 7 personnes, elle offre un cadre adapté à une personne motivée, polyvalente, autonome et ayant le sens des responsabilités.
MISSIONS
Basé (e) à Paris, sous l’autorité du délégué général, vous garantissez le bon fonctionnement de la structure et assistez l’ensemble de l’équipe afin d'optimiser la gestion administrative et financière de la fédération. Doté(e) d'excellentes capacités d'organisation, vous êtes reconnu(e) pour votre capacité à anticiper et planifier, votre adaptabilité et votre rigueur. Vous êtes reconnu (e) pour vos qualités relationnelles, votre rigueur dans l’exercice de vos fonctions, ainsi que votre discrétion et votre respect de la confidentialité. Vous savez faire preuve d'initiatives et d’autonomie. Vous savez travailler dans l’urgence et êtes très réactif (ve).
Vos principales missions, dont la liste des tâches n’est pas exhaustive et susceptible d’évoluer, seront les suivantes :
· Administration de la vie de l’association :
Ø Organisation des réunions statutaires et des évènements (AG, CA, Bureau) ;
Ø Envoi et suivi des documents d’adhésion ;
Ø Gestion des relations avec les adhérents (téléphone, mail) ;
Ø Appui à l’organisation pratique et logistique des événementiels (séminaires, conférences, visio-conférences) ;
Ø Déclaration diverses : HATPV, Préfecture notamment
· Affaires financières et comptables en lien avec le cabinet comptable :
Ø Etablissement et envoi des appels à cotisation ;
Ø Enregistrement, transmission au cabinet comptable et suivi des factures (in et out) via outil de gestion documentaire en place ;
Ø Suivi des comptes bancaires, établissement des rapprochements bancaires et contrôles de cohérence ;
Ø Suivi administratif et financier des déclarations fiscales (taxe sur les bureaux, taxe foncière, IS,..) ;
Ø Gestion des assurances ;
Ø Relations avec le gestionnaire de la copropriété
· Assistanat technique et administratif, secrétariat :
Ø Accueil physique et téléphonique, gestion du standard ;
Ø Réception, traitement et diffusion de l’information et du courrier ;
Ø Constitution des dossiers administratifs ;
Ø Définition des besoins en approvisionnement, achats et relations avec les fournisseurs et prestataires ;
Ø Gestion des rendez-vous et des agendas du président et du délégué général ;
Ø Gestion des déplacements et des missions en Outre-mer en lien avec les responsables de bassin ;
Ø Réalisation des travaux de bureautique (exemple : mise à jour des bases de données, saisie et mise en forme de documents informatiques) ;
Ø Classement et archivage ;
· Appui à la gestion des ressources humaines, et suivi des relations avec :
Ø France Travail ;
Ø Médecine du travail / CPAM ;
Ø Mutuelle complémentaire : contrats et affiliations
Rattachement hiérarchique : délégué général
Réseau relationnel direct : président et membres de l’équipe permanente
Autres interactions : adhérents et membres de la FEDOM, correspondants internes et externes, réguliers et occasionnels
PROFIL ET COMPETENCES REQUISES
SAVOIR :
Ø Maîtrise de l’expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire professionnel) ;
Ø Maîtrise des outils informatiques et bureautiques, maîtrise d’internet et des systèmes d’information, maîtrise du pack office (maîtrise d’Excel niveau « avancé » requise) ;
Ø Maîtrise des techniques de recherches documentaires ;
Ø Connaissance générale en comptabilité.
SAVOIR-FAIRE / SAVOIR-ETRE :
Ø Savoir travailler en équipe
Ø Savoir s’organiser et gérer les priorités
Ø Savoir comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants
Ø Savoir prendre des notes
Ø Savoir s’adapter à différents interlocuteurs
Ø Accueillir le public avec amabilité
Ø Respecter la confidentialité
Ø Savoir gérer et suivre une procédure, être méthodique
FORMATIONS ET DIPLOMES REQUIS :
Ø Niveau de qualification requis : formation d’office manager requise.
Ø Une première expérience professionnelle réussie dans ce type de poste est requise.
CONDITIONS GENERALES
Contrat : CDI - Temps plein.
Horaires fixes imposés (plages horaires d’ouverture au public),
Lieu de travail : 11, rue de Cronstadt, Paris 15ème
Rémunération : à négocier selon expérience, titres restaurant, mutuelle complémentaire et Pass Navigo remboursés à 50 %
Candidature à adresser à l’attention du délégué général de la FEDOM à :
contact@fedom.org
01 45 67 21 63
Type d'emploi : Temps plein, CDI
Avantages :
- Prise en charge du transport quotidien
- Restaurant d'entreprise
Question(s) de présélection:
- Disponibilité impérative à compter du 22/09/2025
Expérience:
- Office manager: 5 ans (Optionnel)
Lieu du poste : En présentiel