Gestionnaire de Scolarité F.H H/F

À propos de nous

l’Université Jean Monnet offre une large gamme de formations en phase avec la société et son territoire et propose une recherche de qualité. Organisée autour de 5 sites stéphanois. L’Université accueille près de 20 000 étudiants et 1 650 personnels. Elle est composée de 5 facultés, 4 instituts, un département d’études politiques et territoriales (DEPT), une école d’Economie une école d’ingénieurs, 6 écoles doctorales, 34 équipes de recherche et 5 structures fédératives de recherche.

Mission

ACTIVITES :

I – Accueillir et informer

• Accueillir et informer le public sur l'offre de formation des filières proposées :
• Coordonner les réunions de rentrée et d'information à destination des étudiants,
• Renseigner, orienter les demandes des usagers vers les structures/ les services compétents,
• Relayer auprès des services compétents toute remarque ou réclamation.

II – Gérer la scolarité des étudiants

• Créer les dossiers étudiants et en assurer le suivi : réaliser les inscriptions pédagogiques, la saisie des notes, l’édition des relevés de notes,
• Traiter et gérer les demandes d'admission (dossiers de candidatures) par la procédure e.candidat et Etudes en France ,
• Traiter et gérer les demandes d'équivalence, dispense d’assiduité et de transfert,
• Contrôler l’assiduité des étudiants (Bourses) et gérer les justificatifs d'absence.

III -Organiser les enseignements - les examens- les stages

• Structurer les enseignements de chaque année d'études, modéliser les modalités de contrôle des connaissances sur le logiciel dédié,
• Constituer les groupes de Travaux Dirigés,
• Etablir le calendrier des épreuves d’examen (contrôles continus ou terminaux), des sessions de rattrapage,
• Assurer l'organisation logistique et matérielle des examens (copies, procès-verbaux d'examens, salles, sujets),
• Assurer le suivi des étudiants en situation de handicap,
• Organiser les jurys d’examens et établir les procès-verbaux de délibérations,
• Validation des conventions de stages de la filière en lien avec le service accueil.

IV - Activités spécifiques

• Participations aux commissions paritaires
• Participation à toute activité commune de l’équipe
• Participation à l’organisation d’évènements : forums, salons, journées portes ouvertes
• Saisie et mise à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative
• Publications sur le réseau Linkedin
• Publications sur le site Internet de la faculté d’informations liées à l’activité
• Archivage

Profil

• Maîtriser la règlementation et les procédures de scolarité ; connaître l'offre de formation de la composante.

• Être capable de rechercher l'information nécessaire à la réponse des demandes des usagers
• Savoir gérer la confidentialité des informations et des données
• Maîtriser les applications E.candidat, Etudes en France ; maîtriser l'environnement bureautique (Word, Excel, Powerpoint) et les outils informatiques appliqués à la gestion de la scolarité (Apogée), Moodle.

• Disposer d'une capacité d'adaptation à son poste de travail
• Être réactif
• Anticiper et hiérarchiser l’importance des tâches à réaliser
• Avoir le sens des relations humaines et de l'organisation
• Être polyvalent
• Être ponctuelle
• Avoir un esprit d’initiative et de curiosité
• Avoir le sens du travail en équipe
• Être capable de gérer les situations délicates et gérer la pression