Préposé.e, Gestion électronique des documents

Préposé.e, Gestion Électronique des Documents

En tant que Préposé.e à la Gestion Électronique des Documents (GED), vous aurez la charge de la gestion, de l’organisation, de la numérisation, de l’indexation et de l’archivage électronique des documents de l’organisation. Vous veillerez à la bonne application des procédures de gestion documentaire et au respect des règles de conservation, de confidentialité et de traçabilité.

Responsabilités spécifiques

• Numériser les documents papier selon les procédures établies (qualité, format, indexation).

• Classer, indexer et archiver les documents numériques dans l’outil GED (par mots-clés, métadonnées, typologie documentaire...).
• S’assurer de la conformité et de la traçabilité des documents traités.
• Participer à la mise à jour des plans de classement et des référentiels documentaires.
• Contribuer à la fiabilité et à la sécurité des données (droits d’accès, versions, sauvegardes).
• Apporter un soutien aux utilisateurs dans la recherche et la consultation des documents.
• Participer à l'amélioration continue des processus GED (optimisation des flux, automatisation, qualité des données).
• Assurer une veille sur la conservation des documents selon les délais légaux ou contractuels.
• Toutes autres tâches connexes.

Expérience/Formation

• Une première expérience en GED ou dans un service d’archives ou documentation est un atout.

Qualités et aptitudes

• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
• Connaissance des systèmes de GED
• Maîtrise des techniques de numérisation et d’indexation
• Notions en archivistique, gestion des données ou réglementation documentaire (RGPD, durée de conservation…)

• Organiser l’information de façon structurée
• Identifier les documents à archiver selon leur typologie
• Utiliser des outils de classement, de recherche et d’extraction
• Suivre des procédures strictes

• Rigueur, discrétion, sens de la confidentialité
• Autonomie et esprit d’initiative
• Capacité à travailler en équipe et à communiquer avec différents services
• Sens du service et de l'organisation