À propos de nous
5ème employeur du territoire champardennais, l’Université de Reims Champagne-Ardenne emploie environ 2500 agents permanents localisés sur 6 sites.
Pluridisciplinaire, elle forme près de 27 500 étudiants chaque année dans des domaines variés (lettres, droit, sciences humaines, technologie, etc.).
Multisite, son implantation en fait une université de proximité à taille humaine.
Innovante, elle développe un projet scientifique autour de 4 pôles et comporte 32 équipes de recherche labellisées.
Mission
L’Université de Reims Champagne-Ardenne recrute un.e secretaire de département – GMP et MP au sein de l'IUT de Reims.
Le ou la secrétaire de département assure le secrétariat administratif et pédagogique du département de formation et aura la charge des missions suivantes :
1. Secrétariat administratif du département
Assurer l’accueil physique et téléphonique
Gérer l’agenda de la direction, organiser les réunions et rédiger les convocations
Traiter le courrier postal et électronique (réception, diffusion, classement)
Rédiger et mettre en forme des documents administratifs
Participer à l’organisation des élections (direction, conseil de département)
Participer aux réunions institutionnelles (prise de notes, rédaction de PV)
2. Gestion financière
Saisir et suivre les bons de commande
Gérer les ordres de mission et les états de frais via OMER
3. Secrétariat pédagogique
Accueillir, informer et orienter les étudiants, alternants, enseignants, vacataires et partenaires
Assurer le lien entre les usagers, la direction du département et l’équipe pédagogique
Contribuer à l’élaboration et au suivi des emplois du temps
Suivre la situation administrative des vacataires en lien avec le service RH
4. Recrutement et suivi des étudiants
Participer à la procédure Parcoursup (organisation, entretiens, classement)
Élaborer et mettre à jour les listes d’étudiants et d’alternants
Affecter les étudiants dans les groupes via APOGEE et l’intranet
Transmettre les listes aux enseignants
Recueillir les choix de parcours
5. Suivi de l’assiduité
Suivre les absences et gérer les justificatifs
Assurer le suivi des présences des alternants
Éditer et transmettre les attestations de présence
6. Suivi des notes et des diplômés
Suivre la saisie des notes dans l’intranet
Organiser les pré-jurys
Éditer et transmettre les bulletins de notes et diplômes
Assurer le suivi des diplômés
7. Stages, alternance et relations entreprises
Recueillir et diffuser les offres de stage et d’alternance
Orienter les entreprises, CFA et OPCO vers les interlocuteurs compétents
Éditer et suivre les conventions de stage
Organiser les plannings de soutenances (SAE, projets, stages, alternance)
Participer à la collecte de la taxe d’apprentissage
8. Amélioration continue
Participer aux audits internes et externes
Contribuer à l’évaluation des formations
Suivre les enquêtes de satisfaction et d’insertion
Participer à l’amélioration des procédures
Profil
Connaissances
Connaissance du fonctionnement de l’enseignement supérieur
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
Connaissance des logiciels de gestion universitaire (APOGEE, OMER, ADE…)
Savoir-faire
Gérer des dossiers administratifs complexes
Travailler en équipe et en réseau
Accueillir et informer différents publics
Rédiger des documents administratifs clairs et structurés
Savoir-être
Rigueur, sens de l’organisation
Discrétion professionnelle
Autonomie et réactivité
Qualités relationnelles et sens du service public
Contraintes particulières de travail :
Périodes de forte activité lors des rentrées universitaires, examens et jurys
Respect des calendriers administratifs et pédagogiques
Type de recrutement
1 poste à pourvoir dans le département MP
1 poste à pourvoir dans le département GMP
Poste de catégorie C
CDD à pourvoir au 01/09/2025 pour une durée d'un an, renouvelable
Conditions salariales
Rémunération selon expérience
Participation à la protection sociale complémentaire
Avantages
Accès aux services de l’Université : sports, culture et évènementiel, apprentissage des langues
Comité d’action sociale, prestations sociales de l’établissement et interministérielles
Lieu de travail moderne et accessible facilement en transports en commun (siège de l’Université à Reims)
Date limite de réception des candidatures : 02 juillet 2025
