À propos du poste
Implanté à Lille au cœur d’Eurasanté, l’Institut Supérieur d’Ostéopathie de Lille (InSO Lille) forme depuis près de 20 ans des professionnels libéraux ostéopathes. Cette formation s’étale sur 5 années d’études et inclut, en fin de cycle, une mise en pratique professionnalisante au sein de la Clinique Ostéopathique Lilloise, un établissement interne à l’Ecole et qui compte plus de 15 000 consultations chaque année. Le poste d’assistant(e) administratif affecté(e) à la clinique de l’Ecole répond aux besoins d’une part, de l’activité clinique de l’institut, et d’autre part aux besoins propres de la dynamique du programme de formation de nos étudiants.
Responsabilités
En interaction permanente avec les coordinatrices pédagogiques, l’assistant(e) clinique aura comme axes de travail :
1. La gestion administrative quotidienne
- Planification des tuteurs, des étudiants, et des patients en suivant un cahier des charges établi par les responsables cliniques (planification de l’activité clinique)
- Accueil physique et téléphonique des étudiants et des tuteurs ostéopathes
- Saisie des retards, absences ou écarts au règlement des étudiants...
- En suppléance du secrétariat clinique : assurer l’accueil téléphonique des patients et la prise de rendez-vous (doctolib) + Editer les factures de soins sur demande des patients (en lien avec la comptabilité)
- Programmer, organiser et saisir les notes des évaluations cliniques
- Communiquer sur la fréquentation clinique hebdomadaire et archiver les documents journaliers dans une démarche qualité
2. La gestion logistique quotidienne
- Garantir le bon suivi de la maintenance et l’exploitation des logiciels et outils cliniques (stilléo)
- Garantir l’ouverture des plages de consultation en lien avec les motifs de consultation et les niveaux des étudiants (Doctolib)
- Gestion des stocks et des commandes des consommables et équipements cliniques
- Garantir le bon déroulement logistique (matériel / carnet de stage…) des stages et cliniques externes
PROFIL RECHERCHE
- Bac + 2 de préférence, type BTS secrétariat médical, assistant manager ou formation assimilée
- Bonnes connaissances d’un ou des logiciels du système informatique interne : DOCTOLIB – HYPERPLANNING (HP)
- Maitrise avancée des outils bureautiques (word, excel, Outlook)
- Maîtrise de la grammaire, de l’orthographe, et de l’expression orale
- Connaissances approfondies : communication, relationnel, stratégie et organisation
- La connaissance de l’enseignement supérieur et de la formation professionnelle serait un plus
QUALITES REQUISES
- Sens de l’organisation et des responsabilités
- Rigueur et sens des priorités
- Dynamisme, réactivité et adaptabilité
- Assertivité vis-à-vis des étudiants
- Polyvalence
- Esprit d’équipe
EXPERIENCE PROFESSIONNELLE SOUHAITEE
Expérience d’un secrétariat médical et/ou pédagogique polyvalent souhaitée
DIRECTION DE RATTACHEMENT : n+1 : coordinateurs cliniques – n+2 : Mme MEUNIER, directrice
SECTEUR D’AFFECTATION : Secrétariat clinique – Institut Supérieur d’ostéopathie de Lille
RATTACHEMENT HIERARCHIQUE : N+1 : Responsables cliniques, N+2 : direction
TYPE DE CONTRAT : CDI
- Quotité de temps de travail : 100%
- Type de roulement : semaine + astreintes 1x / mois le samedi matin
- Base horaire : 35 heures
SALAIRE ET AVANTAGES :
- 23 000 – 25 000 euros brut / an
- Chèques restaurant
PRISE DE POSTE DES QUE POSSIBLE
Type d'emploi : Temps plein
Rémunération : 23 000,00€ à 25 000,00€ par an
Lieu du poste : En présentiel
