et questions liées au doctorat, le suivi de l’offre de formation et des enseignements, l’accueil, l’information et l’orientation des étudiants au sein de ses formations, la professionnalisation, le traitement des conventions de stage, l’accompagnement des étudiants en situation de handicap, la vie étudiante.
Le missions du service de la scolarité (composé de 4 agents) s’organisent autour de 3 missions principales : l’admission, l’inscription administrative et la diplomation. Il assure la cadrage juridique, procédurale et applicatif pour ces trois missions en lien avec la référente fonctionnelle des applications et les services concernés de la DEVE et plus largement de l’établissement. Il assure le contrôle et la mise en qualité des données saisies dans le système d’information de scolarité. Il assure la préparation des campagnes d’admission et d’inscriptions administratives, procède aux opérations relatives aux inscriptions administratives (IA) ainsi qu’au suivi des procédure de césure, les régimes spéciaux d’études et l’ensemble de la gestion de la diplomation. Enfin, il gère un diplôme d’établissement et assure le secrétariat de la commission de la scolarité.
Le·La gestionnaire est placé·e sous l’autorité hiérarchique de la responsable du service.
MISSIONS
Le gestionnaire de scolarité assure, dans le respect des techniques, des règles et des procédures, l’ensemble des actes de gestion administrative liés : Aux inscriptions administratives pour tous les cursus de l’établissement ; Au diplôme d’établissement (Diplôme de l’EHESS) ; A 3 commissions spécifiques. Il ou elle contribue de façon plus générale à la vie de l’équipe et assiste ses collègues gestionnaires de scolarité selon les besoins du service et en cas de charge particulière.
ACTIVITES PRINCIPALES
Accueillir, informer
- Apporter un support aux étudiants dans toutes les démarches administratives liées à leur scolarité et les orienter vers les interlocuteurs internes spécifiques
- Réception et traitement des communications téléphoniques
- Traitement du courrier électronique
- Délivrance et rédaction de documents administratifs dans le cadre réglementaire
Assurer l’inscription administrative des étudiants
- Inscriptions administratives tous cursus (M, D, DU, auditeurs libres)
- Contrôle des pièces justificatives
- Contrôle des éléments saisis par les étudiants
- Saisie des inscriptions dans APOGEE
- Edition et remise des cartes étudiants
- Suivi et relance des étudiants dont les dossiers sont attente de PJ
- Suivi et relance des étudiants dont les dossiers sont en attente de paiement.
Suivre administrativement la scolarité des étudiants :
- Modifications éventuelles des dossiers
- Réédition des cartes d’étudiants et certificats de scolarité
- Mise en qualité de la donnée pour les remontées de données auprès des opérateurs de l'Etat (SISE, SIREDO, passeport de compétences, CVEC) et établissement (bilan stat) : Correction des anomalies
Editer et délivrer les diplômes en lien avec les gestionnaires de mentions
- Gérer la procédure de suivi des arrêtés de désignation des jurys d'examens (en lien avec les formations et la DAJA)
- Collecter et vérifier la recevabilité des PV de jury
- Contrôler les résultats des étudiants admis en master,
- Editer les attestations de réussite en master et les ADD
- Editer les diplômes et duplicata en master
- Appui au service de l’école doctorale pour l’édition des diplômes de doctorat et HDR
- Suivi du circuit des signatures : président EHESS, recteur,
- Assurer le lien entre l'établissement et les services du rectorat en charge de la diplomation
- Délivrer les diplômes
- Commander les parchemins auprès de l'imprimerie nationale
Chargé du suivi de l'archivage
- En lien avec le service des archives de l'établissement
- Contribuer à la mises (ou s'assurer de) en œuvre les procédures d'archivage,
- Suivre les versements et préparer les éliminations d'archives
Missions transverses
- Participer activement aux réunions
- Contribuer à l'élaboration et à l'amélioration des procédures
- S’informer et se former
- Exprimer les nouveaux besoins et proposer des solutions
- Contribuer à la garantie du respect de la réglementation et des procédures
COMPETENCES REQUISES
Connaissances
- Connaître l’organisation et du fonctionnement de l’enseignement supérieur
- Connaître la réglementation relative à la scolarité et aux formations universitaires
- Connaître les règles de scolarité et plus précisément la réglementation applicable aux modalités d’inscription et de validation des diplômes
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative
- Posséder une bonne expression orale et écrite
Compétences opérationnelles
- Capacité à appréhender les enjeux des dossiers traités
- Capacité d’analyse, de synthèse et de résolution des problèmes
- Savoir appliquer la réglementation et respecter les procédures
- Maîtriser l’utilisation de logiciels spécifiques à la gestion de la scolarité : Apogée, ecandidat
- Maîtriser les outils de bureautique (word, excel, powerpoint)
- Savoir organiser son travail en hiérarchisant les priorités,
- Savoir rendre compte de son activité
Compétences comportementales
- Savoir travailler en équipe et en autonomie
- Capacité à gérer le stress
- Capacité d’adaptation
- Rigueur / Fiabilité
PROFIL RECHERCHE
- Niveau baccalauréat exigé pour les agents contractuels
- Expérience souhaitée : 3 années
